Les dades de caràcter personal que es recullin i tractin s’hauran de conservar mentre sigui necessari per a qualsevol dels propòsits que es descriuen en la nostra política de conservació.
Patrimoni: es poden mantenir els registres per raó de consideracions culturals i/o històriques perdurables.
Legal o normatiu: una llei o regulació fixa un període de retenció específic per a un tipus de registre particular.
Evidència jurídica: els registres s’han de mantenir com a suport i evidència de contractes o altres drets i obligacions aplicables legalment, incloent-hi els períodes de prescripció per a l’acció judicial, el judici i l’execució de la sentència.
Rendició de comptes financers: s’han de mantenir els registres que documenten l’activitat financera que es requereixen per complir els requisits d’auditoria i impostos, i/o per mantenir una imatge financera precisa al llarg del temps.
Reglament intern: s’han de mantenir els registres per poder dur a terme l’auditoria interna i/o implementar la política d’arxiu.
Necessitats contractuals: s’han de mantenir els registres per donar suport a la gestió administrativa actual o futura, fins i tot com a element amb valor informatiu o de recerca a més llarg termini.